Comment gérer efficacement n’importe quelle tâche ? ➽ Découvrons une stratégie en cinq étapes pour passer à l’action à moindre effort.✅
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Notre fâcheuse tendance à remettre nos tâches au lendemain
Qui n’a jamais remis une tâche au lendemain ?
- Rester à la maison à regarder Netflix au lieu d’aller à sa séance de sport
- Passer devant les poubelles pleines et ne pas les sortir
- Préférer jouer au jeu vidéo plutôt que rédiger un mail, rapport ou exposé
En fait, nous avons tendance à procrastiner devant certaines tâches car notre force de volonté et notre motivation sont limitées.
Malheureusement, le fait de repousser l’échéance créer généralement des désagréments :
- En refusant de faire la vaisselle le jour même, on se donne encore plus de travail pour le lendemain
- En attendant le dernier moment pour envoyer un message d’anniversaire à un proche, on prend le risque d’oublier de lui souhaiter
- En évitant de prendre rendez-vous chez son médecin pour un problème de santé, on s’expose des complications.
Bref, le coût de l’inaction est généralement plus lourd que la contrainte d’agir sur le moment. Mais alors, comment agir efficacement dans l’instant ?
Les cinq manière de traiter une tâche
Dans le livre Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études, Olivier Roland explique qu’il y a cinq manières de gérer une tâche :
- Exécuter la tâche
- Déléguer la tâche
- Classer la tâche
- Planifier la tâche
- Supprimer la tâche
Par exemple, si l’on doit absolument finaliser un dossier d’inscription, on peut soit :
- Prendre quelques minutes pour regrouper les documents, rédiger un mail et l’envoyer
- Demander à un tiers de faire ce travail à notre place
- Inscrire la tâche dans sa to do list pour la traiter ultérieurement
- Définir un créneau dans son emploi du temps pour s’en occuper à un autre moment
- Ne pas le faire
Tout l’enjeu est de savoir comment choisir la meilleure option.
Méthodologie en cinq étape pour choisir la meilleure manière de réaliser une tâche
La stratégie consiste à se poser une série de cinq questions et d’agir en conséquence :
Les avantages de la méthodologie
Cette méthodologie possède plusieurs avantages :
- Écarter les tâches « inutiles » sans valeur ajoutée
- Réaliser immédiatement les tâches importantes
- Effectuer rapidement les petites tâches
- Se libérer du temps si la tâche est délégable
- Ne pas perdre de vue les tâches que l’on ne peut pas traiter immédiatement.
Toutefois, l’un des principaux risque avec cette stratégie est d’accumuler les tâches dans sa « to do list » sans jamais les traiter. Pour contourner cette manie, on peut se forcer à réaliser une à trois tâches de sa liste tous les jours.
En parallèle, on peut noter deux habitudes qui vont de pair avec cette méthodologie.
Utiliser un agenda pour noter chaque tâche récurrente
La clé est de s’organiser grâce à un calendrier en planifiant les tâches régulières et celles qui doivent être réalisées à une date précise. Par exemple :
- ses rendez-vous
- les dates d’anniversaire de ses proches
- Les routines comme le fait de réviser ses objectifs trimestriellement ou mettre un place une nouvelle habitude en début de mois.
Personnellement, j’utilise l’outil Agenda de Google.
Quoiqu’il en soit, l’idée est qu’il vaut mieux perdre quelques minutes pour planifier une tâche et un rappel pour se décharger l’esprit et ne plus avoir à y penser.
S’appuyer sur des listes pour se souvenir
Il peut être judicieux de noter les tâches non panifiables dans une “to do list”.
A ce sujet, on peut tenir des listes pour tout et n’importe quoi :
- Les idées cadeaux à offrir
- Les activités à réaliser une fois dans sa vie (la bucket list…)
- Les séries et films à regarder
De mon côté , j’utilise l’outil Google Keep.
Noter chaque idée dans un carnet est un bon réflexe à prendre, puisqu’il vaut mieux utiliser son cerveau pour réfléchir plutôt que pour “retenir”.
Conclusion
Les cinq manières de gérer n’importe quelle tâche sont
- Exécuter la tâche (surtout si elle prend moins de deux minutes)
- Déléguer la tâche
- Planifier la tâche (dans un agenda par exemple)
- Classer la tâche dans une liste
- Supprimer la tâche
Quoi qu’il en soit, la clé de la réussite réside dans le passage à l’action.
Ressources
Livre (lien affilié) : Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études – Oliver Roland
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