La 25e Heure : Les Secrets de Productivité de 300 Startuppers qui Cartonnent

Declair, Guillaume; Dinh, Bao; Dumont, Jérôme

Le livre, La 25e Heure, condense un panel de conseils d’entrepreneurs pour gagner en productivité. Il a été co-écrit par 3 startupers en (un peu plus) d’un WE.

L’ouvrage se découpe en 3 grands chapitres :

  1. L’organisation – allouer du temps à chaque tâche
  2. La concentration – dédier le plus d’attention possible à chaque tâche
  3. L’accélération – exécuter chaque tâche le plus rapidement possible

Dans ce résumé, je vais reprendre une vingtaine d’astuces de productivité présentée dans le livre..

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S’organiser

Apprendre à dire non

Il faut être capable de refuser les sollicitations qui ne servent pas nos objectifs. Pour ce faire, il est primordial de connaître ses objectifs afin de pouvoir accepter ou refuser les opportunités proposées.

Abuser de la « to do list »

D’après l’effet Zeigarnik, une tâche non achevée sollicite davantage le cerveau qu’une tâche achevée. Le fait de répertorier les tâches à réaliser dans une liste permet de ne pas solliciter son cerveau inutilement et de gagner en clarté.

Appliquer la règle des deux minutes

C’est à dire, réaliser immédiatement toute tâche qui peut être faite en moins de deux minutes.

Appliquer la règle des trois tâches

 Cette règle consiste à identifier, tous les matins, 3 tâches importantes à effectuer dans la journée. L’idéal est de commencer sa journée par la tâche la plus difficile.

Faire du timeboxing

Le timeboxing correspond au fait d’allouer un créneau à une activité dans le but de la réaliser durant le temps imparti. Par exemple, la méthode « Pomodoro » est un outil qui consiste à découper son temps en sous-créneaux de travail de 25 minutes, entrecoupés de 5 minutes de pause.

Utiliser le temps hors connexion

Profiter des trajets en train, en avion et des temps sans réseau pour avancer sur ses sujets prioritaires.

Combattre la procrastination

Notre cerveau nous incite continuellement à préférer les activités qui procurent une gratification immédiate plutôt que les activités qui demandent un effort et qui sont souvent plus bénéfiques. Par exemple, on préfère flâner sur son smartphone plutôt que de continuer la lecture du livre qui traîne sur la table de chevet. Pour vaincre la tendance à la procrastination, les auteurs proposent plusieurs techniques :

Se fixer des deadlines

Par exemple :

  • Pour réaliser une présentation : on peut planifier la date et l’heure de la réunion avant même d’avoir terminé la préparation.
  • Pour écrire un livre : il peut être judicieux d’annoncer à tout le monde qu’ils l’auront dans les mains dans 3 mois
  • Pour ne pas rester tard au travail : on peut s’inscrire à une session de sport à l’heure où l’on souhaite terminer le travail

Tenir compte de la technique de la première seconde

Souvent, le plus dur n’est pas l’activité en elle-même, mais le fait de se lancer. Pour citer le texte, « On a tendance à penser qu’il faut être motivé pour agir. C’est le contraire : il faut agir pour être motivé. » Tenir compte de la technique de la première seconde, c’est commencer l’activité avant même d’hésiter.

Utiliser la technique de la « power hour » ou « war room »

Cela consiste simplement à affronter la tâche que l’on n’a pas envie de faire en essayant de trouver un moyen pour la rendre plus attrayante.  Par exemple, pour préparer un exposé ou un dossier pour un client … on peut prévoir un temps avec tous les membres du groupe et travailler à fond sur le sujet quitte à apporter enceintes pour écouter de la musique et prévoir une récompense à la fin de la session si le travail est terminé.

Se concentrer

À travers ce chapitre, les auteurs donnent des clefs pour réussir à éviter toutes les distractions et les interruptions. Voici une liste des actions qu’ils préconisent

Chasser les pensées parasites

Utiliser des to do list et des rappels pour noter et se souvenir des choses qui nous passe par la tête.

Utiliser la méthodologie de l’Inbox Zero

Cette méthodologie a pour but de vider régulièrement sa boîte e-mail pour gagner en sérénité. Elle s’articule en 3 points :

  1. Archiver un mail qui ne requiert aucune action
  2. Répondre au mail s’il demande une action et si on a le temps
  3. Si on n’a pas de temps, archiver le mail et ajouter une tâche à la to do list

Ranger son bureau réel (et virtuel)

Il est conseillé de mettre en place une routine hebdomadaire pour :

  • Nettoyer les fichiers inutiles dans ses dossiers
  • Ranger son bureau tous les vendredis en fin d’après-midi pour que tout soit nickel au début de la semaine suivante.

Pratiquer la méditation

La pratique de la méditation permet d’apprendre à développer sa capacité d’attention.

Se protéger des tentations

Les auteurs expliquent que la plupart des médias et des réseaux sociaux ont construit leurs interfaces dans l’objectif de capter un maximum notre attention. En effet, plus on passe du temps sur leur plateforme, plus ils génèrent des revenus. Ils ont donc développé des mécanismes qui s’appuient sur les points faibles de notre psychologie et qui nous poussent à consommer leur contenu.

Pour se protéger de ces tentations, les auteurs suggèrent de supprimer les applications et les dispositifs qui créent ces tentations. Ils donnent l’image du pot de Nutella. Si l’on souhaite ne plus en manger, il faut simplement arrêter d’en acheter.

Créer sa bulle

Par exemple :

  • Mettre des écouteurs
  • Travailler ailleurs qu’au bureau(à la bibliothèque, chez soi dans un café ou des espaces de coworking)
  • S’isoler loin de tout pour avancer sur des sujets importants

Passer aux communications asynchrones

La communication synchrone correspond aux conversations en face à face ou aux appels téléphoniques… . Il s’agit des communications où les interlocuteurs échangent au même moment.

La communication asynchrone correspond aux échanges où les interlocuteurs ne sont pas obligés de se répondre immédiatement par exemple le courrier, l’e-mail, le SMS…

Supprimer les notifications

  • Désactivez toutes les notifications de son smartphone et PC
  • Installer un adblocker pour limiter les notifications intempestives
  • Se désinscrire des newsletters inutiles

Accélérer

Les auteurs proposent la méthode FAST pour valoriser son temps et gagner en productivité. FAST correspond à 4 abréviations :

  • Fundamentals : c.-à-d. mettre en place une base solide pour gagner du temps sur ses tâches futures.
  • Automation : c.-à-d. automatiser les actions répétitives.
  • Speed : c.-à-d. accélérer les actions manuelles.
  • Twenty-Eighty Rule : fournir 20% d’effort pour obtenir 80% de résultat

Fundamentals : mettre en place une base solide pour gagner du temps sur les tâches futures

Se reposer

… Car notre réserve d’énergie journalière n’est pas infinie. Il faut prendre le temps de la recharger.

Développer un esprit sain dans un corps sain

Sur ce point il n’y a pas de secret, il faut faire du sport et manger équilibrer. Une astuce pour faire du sport efficacement est de pratiquer le « 7 minute workout ».

Se caler sur son horloge biologique

Chaque personne possède ses propres périodes de productivité. Certains sont efficaces le matin, d’autres travaillent mieux entre 14h et 16h, d’autres le soir après 22h… L’important est simplement d’essayer d’adapter ses activités à son rythme biologique.

Avoir du matériel adapté

  • Avoir un ordinateur de qualité
  • Avoir des écouteurs à portée de main
  • Avoir des chargeurs et câbles en double.

Utiliser Google

Les outils proposés par Google (Chrome, Gmail, Google Sheets, Docs, Slides, Trends…) sont très diversifiés et proposent de nombreuses fonctionnalités. L’avantage est qu’ils sont régulièrement mis à jour pour répondre à de nouveaux besoins.

Automation : automatiser les actions répétitives

Les auteurs partagent une règle d’or : « si vous effectuez une action plus d’une seule fois, il faut chercher à l’automatiser. »

Automatiser les tâches traitées par ordinateur

  • 1Password (ou Dashlane) permettent d’optimiser la gestion de ses mots de passe et la complétion des formulaires
  • Dashlane aide à compléter les formulaires
  • Mixmax permet d’améliorer le traitement des e-mails
  • Zapier permet de connecter des centaines d’applications entre elles et donc d’automatiser ses process.

Utiliser l’intelligence artificielle

Les auteurs suggèrent de s’intéresser à la reconnaissance vocale, la dactylographie sur mobile ou la traduction, car l’IA dans ces domaines pourrait proposer des fonctionnalités intéressantes à l’avenir.

Speed : accélérer les tâches du quotidien

Accélérer sa vitesse d’écriture

Accélérer sa vitesse d’écriture grâce à la dactylographie, les abréviations, ou des modèles prédéfinis

Accélérer sa vitesse de lecture

La stratégie repose sur 2 principes : ne pas subvocaliser et accélérer le regard.

Accélérer sa navigation et ses recherches

Les auteurs listent un grand nombre de raccourcis et d’astuces que vous pouvez retrouver dans le livre.

Accélérer ses réunions

Les réunions devraient uniquement servir à :

  • prendre une décision nécessitant l’avis de plusieurs personnes
  • brainstormer
  • annoncer une décision difficile ou au contraire donner de l’énergie pour lancer un projet

Twenty-Eighty Rule : 80% de résultat pour 20% d’effort

Il s’agit du célèbre principe de Pareto qui stipule que 80% du résultat peut être produit par 20% d’effort. Tirer profit de cette loi, c’est se focaliser sur les actions les plus impactantes pour gagner en efficacité. (Prochainement, je posterai une vidéo et un article plus détaillés sur le sujet).

Conclusion

En conclusion, la productivité dépend de 3 composantes :

  1. L’organisation – allouer du temps à chaque tâche
  2. La concentration – dédier le plus d’attention possible à chaque tâche
  3. L’accélération – exécuter chaque tâche le plus rapidement

En appliquant les conseils de ce livre, il est possible de gagner en productivité et ainsi se libérer du temps.

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