Tout réussir sans stresser grâce à la méthode ZTD (Zen to done)

Leo Babauta est un auteur et blogueur américain. Dans son livre, Tout réussir sans stresser (lien affilié), il partage ses conseils pour organiser sa vie et accomplir ses projets. Sa méthode Zen To Done (ZTD) comprend 10 habitudes pour organiser ses tâches, vivre une journée de travail simple et structurée.

Pour ce résumé, je vais synthétiser les principes et conseils pratiques abordés dans l’ouvrage. C’est parti !

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Le pourquoi de la méthode ZTD

La méthode ZTD est un dérivé simplifié de la méthode Getting Things Done de David Allen, en particulier sur cinq points :

Le GTD implique une série de changements d’habitudes alors que la ZTD se concentre sur une habitude à changer à la fois
Le GTD n’est pas assez axé sur l’action alors que la ZTD s’y focalise
Le GTD manque de structure alors que la ZTD vise à planifier et instaurer des rituels
Le GTD génère du stress car le processus est complexe alors que la ZTD s’attache à simplifier
Le GTD n’est pas suffisamment axé sur la réalisation d’objectifs personnels alors que la ZTD se concentre sur l’atteinte d’objectifs à la semaine.

Le contenu de la méthode ZTD

La ZTD se compose de 10 habitudes visant à nous aider à nous organiser, à simplifier notre vie et à faire les tâches que l’on doit accomplir.

Voici les 10 habitudes de la ZTD :

HABITUDE N ° 1 : COLLECTER. Lister sur un support toutes les tâches, les idées, les projets et les informations qui nous viennent à l’esprit.
HABITUDE N ° 2 : TRAITER. Ne pas différer la réalisation des actions simples
HABITUDE N ° 3 : PLANIFIER. Se fixer des priorités quotidiennes et hebdomadaires.
HABITUDE N ° 4 : FAIRE. Avancer sur une chose à la fois, sans se laisser distraire.
HABITUDE N ° 5 : ÉTABLIR UN SYSTÈME SIMPLE ET FIABLE. Tenir et vérifier de simples listes
HABITUDE N ° 6 : ORGANISER. Mettre chaque chose à sa place
HABITUDE N ° 7 : FAIRE LE POINT. Suivre son système et ses objectifs toutes les semaines.
HABITUDE N ° 8 : SIMPLIFIER. Réduire ses tâches et ses objectifs à l’essentiel.
HABITUDE N ° 9 : INSTAURER DES RITUELS. Établir et respecter des règles.
HABITUDE N ° 10 : TROUVER SA PASSION. Viser des activités passionnantes.

Si l’on part de zéro, le but n’est pas de mettre en place tous les changements immédiatement mais plutôt de choisir et renforcer une habitude à la fois.

Concrètement, l’auteur suggère de travailler pour acquérir un des 10 comportements pendant 30 jours puis de passer au suivant.

La version minimaliste de la méthode ZTD

Afin d’obtenir une productivité optimale sans prise de tête, Leo Babauta propose une version encore plus minimaliste de la méthode ZTD. Elle revient à adopter les quatre habitudes suivantes : collecter, traiter, planifier et faire.

Le mode d’emploi est le suivant :

Utiliser un carnet pour écrire toutes les choses à faire
Tous les jours, transférer ses notes sur sa to-do liste principale
Tous les matins, sélectionner 1 à 3 tâches à accomplir dans sa journée.
Accomplir les tâches prioritaires du jour (TPJ) le plus tôt possible

L’idée est d’appliquer ce mode d’emploi quotidiennement pour avancer sur ces tâches et projets.

Entreprendre des changements progressifs et durables

Pour ceux qui veulent adopter l’intégralité des 10 habitudes du ZTD, la bonne méthode revient à entamer des changements de vie progressifs et durables. L’auteur dispense une série de conseils à ce propos :

S’engager à changer une première habitude
Pratiquer le nouveau comportement pendant 30 jours
Trouver tous les moyens pour se motiver durant la période
Noter ses progrès tous les jours
S’entourer en rejoignant un groupe en ligne ou en travaillant avec un partenaire
S’octroyer des récompenses régulièrement (au bout de 3 jours, puis toutes les semaines jusqu’à s’offrir un grosse récompense le trentième jour)
Rester concentré sur une seule habitude en affichant l’objectif sur un mur ou en créant des mails de rappel…
Éliminer les pensées négatives et se répéter que l’on est capable

Les 10 habitudes en détail

Habitude n° 1 : Collecter

Au lieu de compter sur son cerveau pour stocker les informations dans sa mémoire, il est préférable de les collecter immédiatement.

L’auteur conseille d’utiliser un carnet ou bloc note et d’y noter les tâches, les idées, les projets et les toute information qui nous traversent l’esprit.

Ensuite, dès que l’on va au bureau ou que l’on rentre chez soi, il faut transférer ses notes sur une to-do liste.

Une fois que l’on a pris l’habitude, on peut développer des listes par catégories.

Habitude n° 2 : Traiter

Une fois collecté, il faut traiter les informations listées une à une en prenant des décisions immédiates. Il existe 5 possibilités pour gérer chaque note :

Les Supprimer
Les déléguer
Les effectuer immédiatement si les tâches prennent moins de 2 minutes
Les remettre à plus tard en les ajoutant à sa to do liste
Les archiver

La clé est de continuer le processus jusqu’à ce que tous les points de collecte soient vides. Dans tous les cas, il ne faut pas laisser une note dans un point de collecte. Il est préférable de la supprimer ou l’archiver.

Habitude n° 3 : Planifier

Toutes les semaines, la méthode ZTD invite à faire la liste de ses tâches prioritaires de la semaine (TPS) et de les programmer en premier.

En effet, il vaut mieux prendre le contrôle de ses journées au lieu de laisser les besoins, les désirs et les priorités des autres les contrôler à notre place.

Chaque matin, il convient donc d’établir une liste de ses tâches prioritaires du jour (TPJ) et de se débrouiller pour les réaliser le plus tôt possible.

Au lieu de s’efforcer à accomplir un maximum de tâches figurant sur sa to-do liste, le but est plutôt d’accomplir celles qui comptent le plus.

Habitude n° 4 : Faire

Léo Babauta partage quelques conseils pour nous aider à nous concentrer et résoudre les problèmes d’exécution :

S’engager sur une seule TPS à la fois
S’enfermer provisoirement dans une bulle en éliminant toutes les sources de distraction.
Programmer la durée d’exécution de sa tâche et travailler à fond durant cette période de temps
S’arrêter si l’on a envie de passer à une autre tâche
Souffler et s’accorder une dizaine de minutes avant de passer à la tâche suivante

Habitude n° 5 : Établir un système simple et fiable

La to-do liste est l’outil indispensable dans n’importe quel système de gestion du temps.

Quoiqu’il en soit, un système simple et fiable doit satisfaire trois règles :

Comprendre des points de collecte (ex : un agenda, des listes et un système de référence).
Intégrer des outils très simples pour limiter la maintenance du système.
Être utilisable tous les jours.

L’auteur cite plusieurs exemples d’outils qui remplissent ces caractéristiques comme par exemple : Le carnet Moleskine, Hipster PDA, l’application Todoist ou encore un simple agenda.

Habitude n° 6 : Organiser

Cette habitude passe par plusieurs principes simples :

Mettre chaque chose à sa place
Avoir un système d’archivage
Ranger immédiatement les choses à leur place
Conserver les surfaces propres, nettes et rangées
Faire le point régulièrement sur son organisation

Habitude n° 7 : Faire le point

Les meilleurs systèmes ont tendance à se dérégler. C’est pourquoi, l’auteur recommande de procéder à un bilan hebdomadaire qui comprend 5 étapes :

Faire le point sur ses objectifs
Revoir ses notes.
Vérifier son agenda.
Consulter ses listes.
Définir l’objectif de la semaine à venir et planifier ses TPS.

Habitude n° 8 : Simplifier

Il existe différents moyens pour réduire ses objectifs et ses tâches à l’essentiel. Voici quelques pistes :

S’obliger à réduire la taille de ses listes de moitié
Se focaliser sur un seul objectif à la fois
Réduire ses engagements en apprenant à dire non
Simplifier son flux d’information en se désinscrivant des notifications par mail ou en limitant son exposition au écran
Améliorer le système à chaque point hebdomadaire.
Prioriser ses tâches pour définir des actions à plus forte valeur ajoutée
Regrouper les petites tâches et les traiter à la suite sur des créneaux de 30 minutes

Habitude n° 9 : Instaurer des rituels

La clé est de créer des rituels hebdomadaires et quotidiens pour donner à ses journées et à ses semaines un aspect plus calme et plus ordonné.

L’auteur partage plusieurs suggestions :

Lister toutes ses tâches professionnelles et personnelles aussi bien les grosses et les petites actions.
Définir des routines pour traiter les petites tâches qui concernent le même thème comme par exemple, regrouper les activités en lien avec les courses, les tâches administratives…
Catégoriser les tâches en fonction de leur récurrence en créant une liste pour les actions quotidiennes, les actions hebdomadaires…
Se forcer à effectuer les rituels pendant un mois complet.

Habitude n° 10 : Trouver sa passion

Il s’agit de l’habitude la plus difficile mais la plus importante. La poursuite d’une passion tend à nous rendre plus heureux et productif. Ainsi on effectue plus facilement les tâches qui y sont liées.

Il existe plusieurs astuces pour identifier sa passion :

Rechercher parmi les choses que l’on aime déjà faire
Réfléchir aux choses pour lesquelles on passe des heures à s’informer
Faire une séance de brainstorming pour lister tous les activités qui nous plaisent
Solliciter d’autres personnes pour trouver des idées en demandant à des proches ou en surfant sur le net
Tester ses idées et se forcer à essayer

Conclusion

Bref, pour résumer et conclure, reprenons les 10 habitudes de la méthode ZDT :

HABITUDE N ° 1 : Collecter
HABITUDE N ° 2 : Traiter
HABITUDE N ° 3 : Planifier
HABITUDE N ° 4 : Faire
HABITUDE N ° 5 : Établir un système simple et fiable
HABITUDE N ° 6 : Organiser
HABITUDE N ° 7 : Faire le point
HABITUDE N ° 8 : Simplifier
HABITUDE N ° 9 : Instaurer des rituels
HABITUDE N ° 10 : Trouver sa passion

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