Auteur/autrice : Mister Fanjo

Comment gérer efficacement n’importe quelle tâche ? ➽ Découvrons une stratégie en cinq étapes pour passer à l’action à moindre effort.✅ 

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Notre fâcheuse tendance à remettre nos tâches au lendemain

Qui n’a jamais remis une tâche au lendemain ? 

• Rester à la maison à regarder Netflix au lieu d’aller à sa séance de sport
• Passer devant les poubelles pleines et ne pas les sortir
• Préférer jouer au jeu vidéo plutôt que rédiger un mail, rapport ou exposé

En fait, nous avons tendance à procrastiner devant certaines tâches car notre force de volonté et notre motivation sont limitées. 

Malheureusement, le fait de repousser l’échéance créer généralement des désagréments :

• En refusant de faire la vaisselle le jour même, on se donne encore plus de travail pour le lendemain
• En attendant le dernier moment pour envoyer un message d’anniversaire à un proche, on prend le risque d’oublier de lui souhaiter
• En évitant de prendre rendez-vous chez son médecin pour un problème de santé, on s’expose des complications. 

Bref, le coût de l’inaction est généralement plus lourd que la contrainte d’agir sur le moment. Mais alors, comment agir efficacement dans l’instant ?

Les cinq manière de traiter une tâche

Dans le livre Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études, Olivier Roland explique qu’il y a cinq manières de gérer une tâche :

1. Exécuter la tâche
2. Déléguer la tâche
3. Classer la tâche
4. Planifier la tâche
5. Supprimer la tâche

Par exemple, si l’on doit absolument finaliser un dossier d’inscription, on peut soit :

1. Prendre quelques minutes pour regrouper les documents, rédiger un mail et l’envoyer
2. Demander à un tiers de faire ce travail à notre place
3. Inscrire la tâche dans sa to do list pour la traiter ultérieurement
4. Définir un créneau dans son emploi du temps pour s’en occuper à un autre moment
5. Ne pas le faire

Tout l’enjeu est de savoir comment choisir la meilleure option.

Méthodologie en cinq étape pour choisir la meilleure manière de réaliser une tâche

La stratégie consiste à se poser une série de cinq questions et d’agir en conséquence : 

Les avantages de la méthodologie

Cette méthodologie possède plusieurs avantages :

• Écarter les tâches « inutiles » sans valeur ajoutée
• Réaliser immédiatement les tâches importantes
• Effectuer rapidement les petites tâches
• Se libérer du temps si la tâche est délégable
• Ne pas perdre de vue les tâches que l’on ne peut pas traiter immédiatement.

Toutefois, l’un des principaux risque avec cette stratégie est d’accumuler les tâches dans sa « to do list » sans jamais les traiter. Pour contourner cette manie, on peut se forcer à réaliser une à trois tâches de sa liste tous les jours. 

En parallèle, on peut noter deux habitudes qui vont de pair avec cette méthodologie.

Utiliser un agenda pour noter chaque tâche récurrente 

La clé est de s’organiser grâce à un  calendrier en planifiant les tâches régulières et celles qui doivent être réalisées à une date précise. Par exemple :

• ses rendez-vous
• les dates d’anniversaire de ses proches
• Les routines comme le fait de réviser ses objectifs trimestriellement ou mettre un place une nouvelle habitude en début de mois.

Personnellement, j’utilise l’outil Agenda de Google.

Quoiqu’il en soit, l’idée est qu’il vaut mieux perdre quelques minutes pour planifier une tâche et un rappel pour se décharger l’esprit et ne plus avoir à y penser.

S’appuyer sur des listes pour se souvenir

Il peut être judicieux de noter les tâches non panifiables dans une “to do list”. 

A ce sujet, on peut tenir des listes pour tout et n’importe quoi :

• Les idées cadeaux à offrir
• Les activités à réaliser une fois dans sa vie (la bucket list…)
• Les séries et films à regarder

De mon côté , j’utilise l’outil Google Keep.

Noter chaque idée dans un carnet est un bon réflexe à prendre, puisqu’il vaut mieux utiliser son cerveau pour réfléchir plutôt que pour “retenir”.

Conclusion

Les cinq manières de gérer n’importe quelle tâche sont 

• Exécuter la tâche (surtout si elle prend moins de deux minutes)
• Déléguer la tâche
• Planifier la tâche (dans un agenda par exemple)
• Classer la tâche dans une liste
• Supprimer la tâche

Quoi qu’il en soit, la clé de la réussite réside dans le passage à l’action.

Ressources

Livre (lien affilié) : Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études – Oliver Roland

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➽ Mettre en place une nouvelle habitude grâce au défi de 30 jours. C’est le sujet que nous allons développer aujourd’hui. Nous verrons également 15 idées de défi. ✅ 

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Le défi de 30 jours

Le défi de 30 jours est un outil de développement personnel. Il a été popularisé, par Steve Pavlina, un blogueur, écrivain et conférencier américain. Le concept est simple, tester pendant un mois une nouvelle  activité ou une nouvelle habitude. 

Quelques exemples de défi :

• faire 10 burpees tous les jours pendant 30 jours dans le but de se remettre au sport.
• se consacrer un créneau quotidien de 30 min pour avancer sur un projet pendant un mois 
• Arrêter de fumer pendant 30 jours…..

L’idée derrière cette approche est, qu’à la fin du délai, il faut continuer la pratique si les résultats sont bénéfiques. Le défi de 30 jours est donc particulièrement efficace pour mettre en place des habitudes ou supprimer les mauvaises.

Exemples d’applications au projet Mister Fanjo

Pour ma part, j’ai utilisé le défi de 30 jours  à plusieurs reprises :

• Prendre 1 photo par jour pendant 1 an (projet P05)– Je l’ai utilisé pour valider le projet photo.  Avant de prendre une photo par jour pendant un an, j’ai testé l’idée pendant un mois avant de me lancer.
• Tenir un carnet de bord. J’avais lu à plusieurs reprises qu’il pouvait être bénéfique de noter dans un document ses pensées, ses objectifs ou ses réflexions… J’ai d’abord testé la pratique avant de l’adopter définitivement.
• Se lever à 6h du matin pour travailler sur le projet Mister Fanjo – Du fait que la création du contenu nécessite du temps, de l’énergie et de la concentration, je voulais y consacrer une heure tous les matins au moment de la journée où il y a peu de sollicitation. J’ai donc essayé de me lever plus tôt durant 30 jours. Cette fois-ci, je n’ai pas conservé l’habitude au quotidien. Néanmoins, je continue de me réveiller plus tôt ponctuellement lorsque j’ai une tâche urgente à finaliser.

Les avantages du défi de 30 jours

On peut citer plusieurs avantages au défi de 30 jours:

• Réduire la perception de complexité d’une tâche. Le fait d’entreprendre un test sur une durée d’un mois est plus abordable que de mettre en place un changement durable sur plusieurs années. Il est plus facile de se fixer l’objectif de tenir une nouvelle résolution seulement pendant trente jours que de l’adopter du jour au lendemain jusqu’à ad vitam eternam. 
• S’autoriser un retour en arrière. Dès le départ, on s’engage uniquement sur une période déterminée. A la fin du délai, on se laisse la possibilité d’abandonner l’activité si elle ne nous convient pas. 
• Instaurer une habitude plus facilement. Après 30 jours de pratique obligatoire, l’habitude sera quasiment assimilée. 
• Rendre ses journées plus mémorables et amusantes. La perspective de réussir un challenge personnel est captivante.
• S’inscrire dans une démarche positive et prendre confiance en soi – Même si l’on décide d’abandonner à la fin du délai, il y aura tout de même un résultat à l’arrivée. Le simple fait d’être passé à l’action pendant un mois est bénéfique pour l’estime de soi.

En tout cas, la plus grande difficulté du défi de 30 jours réside dans le fait de ne pas abandonner durant le mois de test. Là, il n’y a pas de secret, il faut serrer les dents et persévérer.

15 idées de défi

Pour finir, voici 15 idées d’habitudes à essayer d’instaurer pendant 30 jours 

1. Réaliser pendant 1 mois le 7 minutes workout pour se remettre au sport
2. Boire un verre d’eau tous les jours au réveil pour s’hydrater
3. Remplacer les friandises par un fruit pour grignoter plus sainement
4. Faire son lit tous les matins pour développer sa discipline
5. Lister quotidiennement un projet/une activité que l’on souhaite absolument réaliser dans sa vie  afin de compléter sa bucket list
6. Se forcer à effectuer une action de sa to do liste tous les jours pour avancer sur ses projets
7. S’obliger à cuisiner un repas par jours
8. Pratiquer une activité plaisante au réveil pour se lever plus facilement
9. Noter tous les jours dans un carnet un accomplissement dont on est fier
10. Avancer l’heure du réveil d’une minute tous les jours pour se lever progressivement plus tôt 
11. Lire 10 pages d’un livre tous les jours
12. Jeter, ranger ou donner  un objet par jour pour s’engager sur la voie du minimalisme
13. Supprimer les paroles négatives de sa communication
14. Faire une diète médiatique pendant 1 mois
15. Économiser 5€ tous les jours

Conclusion

Le défi de 30 jours est un outil qui consiste à instaurer une nouvelle habitude quotidienne pendant un mois et l’adopter si les résultats sont positifs à la fin du défi. 

Sources

Vidéo

• Ted : https://www.ted.com/talks/matt_cutts_try_something_new_for_30_days?language=fr
• Olivier Roland – Interview Steve Pavlina : https://www.youtube.com/watch?v=0Qpiwnk4PLI

Articles

• Blog Steve Pavlina : https://www.stevepavlina.com/blog/2005/04/30-days-to-success/
• 100 Idées de défis : Thoughtbrick : https://thoughtbrick.com/lifestyle/hundred-30-day-challenge-ideas/

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➽ Découvrons l’un des outils les plus puissants pour réaliser ses projets et objectifs : les habitudes. ✅ 

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Pourquoi mettre en place des habitudes ?

L’exemple du cyclisme britannique 

Commençons par un exemple pour illustrer le pouvoir des habitudes :

Avant les années 2010, les cyclistes britanniques étaient plutôt médiocres. En arrivant à la tête de l’équipe, l’entraîneur Dave Brailsford a décidé d’opérer de microscopiques changements régulièrement : changer les matériaux du vélo,  améliorer la position du cycliste, optimiser la durée des entraînements… . Résultat : les athlètes se sont hissés au top niveau mondial* en quelques années.

L’idée derrière sa philosophie est que la répétition et le fait de s’améliorer régulièrement même d’1% amènent des résultats significatifs sur le long terme.

*Palmares tour de France : http://www.ledicodutour.com/statistiques/palmares_du_tour_de_france_depuis_1947.htm) 

Habitudes = intérêts composés du développement personnel

James Clear, l’auteur du livre Atomic Habits, écrit à ce sujet que les habitudes sont les intérêts composés du développement personnel « Habits are the compound interest of self-improvement. ».  Les micro-habitudes sont en fait de puissants outils pour avancer progressivement et de manière significative vers ses objectifs. A titre d’exemple :

• Lire seulement 10 pages par jour revient à lire environ 12 livres de 300 pages par an
• Si l’on regarde en moyenne 1h de vidéo par jour, on peut gagner 3 jours de temps de vie simplement en mettant la vitesse des vidéos que l’on regarde à 1,25
• Prendre l’habitude d’économiser 2€ par jour revient à avoir 730€ de plus à la fin de l’année

Bref, la mise en place de petites actions régulières permet d’avoir des résultats significatifs sur le long terme sans gros efforts. C’est l’approche Kaizen (lien vers l’article).

Viser des habitudes évidentes, attrayantes, faciles et satisfaisantes

James Clear recommande de s’appuyer sur quatre principes pour créer des habitudes.

• Rendre l’habitude évidente en prenant conscience qu’un comportement sera bénéfique s’il est initié. Pour ce faire, l’auteur suggère
  • Identifier clairement les bénéfices/ inconvénients de la pratique à instaurer
  • Associer un lieu et une heure à chaque habitude
  • Apprêter son environnement. Par exemple remplacer la bonbonnière par une corbeilles de fruits pour limiter le sucre
• Rentre l’habitude attrayante, car sans motivation nous n’avons aucune raison d’agir. Voici deux recommandations à ce sujet :
  • Associer une action plaisante à l’habitude à instaurer, comme par exemple faire du sport devant une série.
  • Changer sa propre perception de la pratique en cherchant une motivation profonde : au lieu de se dire, je dois me priver pour économiser tous les mois, on peut penser, je mets de côté pour financer mon projet de voyage. 
• Rendre l’habitude facile. La clé est de rendre le comportement automatique. Quelques exemples :
  • Utiliser de plus petites assiettes pour réduire les proportions sans y penser. 
  • Supprimer les réseaux sociaux de son smartphone pour éviter les distractions.
  • Mettre en place des virements automatiques pour économiser et investir sans y prêter attention.

Pour rendre ses habitudes faciles, James Clear conseille aussi de viser des comportements qui durent moins de deux minutes.

• Rendre l’habitude satisfaisante. Pour ce faire, on peut associer les nouveaux comportements à des récompenses immédiates comme s’autoriser un bain après une séance de sport, faire une partie de jeu vidéo après une session de travail…

Se constituer des habitudes qui servent nos projets et objectifs

Quoiqu’il en soit, un des principaux fondements sur les habitudes est qu’elles doivent servir nos intérêts. Une pratique efficace consiste simplement à mettre en place une nouvelle habitude tous les mois dans un domaine ou projet qui compte et sur lequel on souhaite avancer. Par exemples :

• Si je suis insatisfait de ma forme physique, je peux prendre l’habitude de faire 10 pompes tous les matins
• Si j’ai pour projet d’écrire un livre, je peux prendre l’habitude d’écrire 100 mots tous les jours au réveil
• Si je veux garder contact avec d’anciennes connaissances, je peux prendre de leurs nouvelles à chaque fois que je leur souhaite leur anniversaire 

A ce propos, il peut être intéressant de lister chaque nouvelle habitude dans son agenda et créer un rappel à chaque itération.

Développer et affiner progressivement ses habitudes

Un autre point à comprendre sur les habitudes est qu’il faut les développer et les affiner progressivement. Chaque nouveau comportement se heurte à de la friction et risque d’être abandonné, surtout s’il n’est pas adapté. Dans ce cas, il vaut mieux essayer une autre approche jusqu’à trouver une habitude qui soit évidente, attrayante, facile et satisfaisante.

Plusieurs conseils à ce sujet :

• Viser des comportements très facile et les développer petit à petit. Mieux vaut faire 10 secondes de méditation par jour que de partir sur un exercice complet de 30 minutes. Autrement dit, il vaut mieux viser la plus petite action possible pour prendre l’habitude avant de commencer à la perfectionner.
• Lister toutes ses habitudes et les affiner régulièrement. Une piste peut être de référencer dans un fichier tous les projets et objectifs que l’on entreprend et identifier les habitudes à instaurer pour les réaliser. Tous les mois, il convient ensuite d’améliorer les habitudes que l’on abandonne ou qui ne conviennent pas. De mon côté, j’applique cette routine tous les mois en utilisant un fichier google sheet.
• Essayer le 30 days challenge.  Le concept est simple, tester pendant 30 jours une nouvelle  activité et décider de la conserver où l’abandonner à la fin du délai . Quelques exemples :
  • Boire un verre d’eau le matin
  • Faire une diète médiatique pendant 1 mois
  • Se réveiller tous les jours 1 minute plus tôt…

Bref, la clé est de développer des habitudes progressivement et de les affiner jusqu’à trouver la pratique qui peut être répétée sans effort et sans y penser.

Conclusion

Les micro-habitudes sont de formidables outils pour réaliser ses projets et objectifs progressivement à moindre effort.

Pour se créer un solide système d’habitudes, on peut viser une seule chose : mettre en place tous les mois une nouvelle habitude dans un projet qui nous tient à cœur.

Comme l’a écrit l’auteur Stephen Covey « Notre caractère est fait d’habitudes : qui sème une pensée, récolte une action ; qui sème une action récolte une habitude ; qui sème une habitude, récolte un caractère ; qui sème un caractère, récolte un destin. »

Ressources

• Atomic Habits – James Clear 
  • Se procurer le livre (lien affilié)
  • Découvrir le résumé 

 

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Comment réaliser efficacement les projets qui nous tiennent à cœur ? Un principe clé consiste à décliner ses objectifs en petites étapes et agir un peu chaque jour (méthode Kaizen). Détaillons cette habitude.

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La philosophie Kaizen

Vouloir perdre 20kg, développer 2000€ de revenus passifs, se réorienter professionnellement… tous ces objectifs peuvent démoraliser par l’ampleur de la tâche. Tout comme les nouvelles résolutions en début d’année, la motivation du début permet de se lancer mais généralement l’énergie se dissipe au fil du temps et on finit par abandonner.

Dans son livre, Un petit pas peut changer votre vie, Robert Maurer partage une méthode pour entreprendre ses projets progressivement sans perdre sa motivation. Il s’appuie sur la philosophie japonaise du Kaizen. L’idée consiste à effectuer de petites actions quotidiennement afin d’œuvrer sans effort vers ses objectifs.

Par exemples,

• Pour prendre l’habitude de se lever 1h plus tôt le matin, on peut avancer l’heure de réveil d’une minute tous les jours pour éviter un changement trop brutal.
• Pour mettre en ordre une pièce, on peut commencer par ranger un objet tous les jours
• Pour se remettre au sport, on peut déjà faire un pompe tous les jours et augmenter ses séries d’un mouvement toutes les semaines

Ces petites actions peuvent sembler insignifiantes, mais en les conservant suffisamment longtemps, les résultats deviennent exceptionnels sur le long terme. A titre d’exemple, lire seulement 10 pages d’un livre tous les jours revient à lire 12 livres de 300 pages par an.

Bref, l’approche Kaizen consiste à agir un peu tous les jours pour avancer progressivement vers ses objectifs afin de rester motivé.

Décliner ses objectifs étapes et petites actions

Pour appliquer la méthode des petits pas, il convient de décliner ses projets en étapes et sous étapes jusqu’à identifier des résultats facilement atteignables par de petites actions.

Exemple : Pour entreprendre l’ascension de l’Everest, on peut décomposer l’objectif en plusieurs phases : le cadrage du projet, la préparation et enfin la réalisation. Chacune de ces étapes peut se décomposer en sous-étapes. En effet, dans la phase de préparation il y a l’achat du matériel, la planification du trajet, l’entraînement pour avoir une bonne condition physique… . Ces sous-étapes peuvent encore être découpées en de plus petites actions et ainsi de suite. Le but est d’identifier des tâches facilement réalisables : faire une session de course toutes les semaines, acheter un sac à dos, réserver le billet d’avion… .

La clé n’est pas de tout planifier dans les détails mais d’avoir une vision globale des grandes phases du projet et d’identifier précisément les actions à réaliser pour finaliser l’étape en cours.

Par exemple, dans le cas de l’écriture d’un livre, il est inutile de perdre du temps à détailler toutes les tâches pour les phases d’édition ou de promotion, si l’on n’a pas encore commencé à écrire une seule ligne. Cependant, il est préférable d’avoir en tête les grands jalons pour les anticiper et ne pas se faire surprendre. En parallèle, il faut aussi se focaliser uniquement sur les actions qui permettent de terminer l’étape en cours, comme écrire 100 mots tous les jours par exemple.

S’appuyer sur un système d’habitude pour entreprendre pas à pas

Pour réaliser ses projets en suivant la philosophie kaizen, voici un système d’habitudes qui repose sur cinq routines :

• Définir annuellement ses projets et objectifs à atteindre. Le but est de se demander : Qu’est-ce que je veux accomplir avant la fin de l’année ? Pour ce faire, on peut puiser des idées dans sa liste de souhaits.  lien vers l’article > bucket list : lister ses objectifs de vie
• Réviser ses projets trimestriellement et les décliner en étapes et résultats à atteindre. Prenons trois exemples :, 
  • Si j’ai pour but de changer de poste, je vais devoir mettre à jour mon CV, démarcher les entreprises ou répondre à des offres d’emploi et réaliser les entretiens.
  • Si mon projet est de passer du temps avec mes proches, je peux viser l’objectif de partir un WE avec eux et faire un repas en famille tous les mois.
  • Si je souhaite développer mes revenus passifs, les grandes étapes vont être de me former financièrement, gagner de l’argent, l’économiser puis l’investir.

• Planifier tous les mois, les étapes à franchir et résultats à atteindre dans le trimestre. Pour avancer sur mes trois objectifs, je vise, entre autres : 
  • refaire mon CV avant la fin du mois
  • lire un livre par mois pour m’éduquer financièrement
  • organiser le WE avec mes proches dans les trois mois à venir
• Définir toutes les semaines les actions à mener pour atteindre les étapes et les résultats planifiées. Si l’on reprend les exemples précédents : Cette semaine, mon but va être de rédiger mon CV, acheter trois livres sur les finances, définir la date du WE en famille.

• Effectuer tous les jours quelques tâches en lien avec les actions identifiées.  Pour avancer sur mes trois projets, aujourd’hui je vais faire lire 20 pages de mon livre, compléter la partie “expériences professionnelles” sur mon CV, envoyer un message à mes proches pour planifier l’événement.

Ce système d’habitudes permet d‘avancer progressivement vers tous ces objectifs en agissant un peu tous les jours.

Conclusion

L’idée centrale est d’appliquer la méthode Kaizen des petits pas pour réaliser ses projets. La clé est de définir des objectifs annuels, de les décliner en étapes/sous-étapes, de planifier les résultats à atteindre dans le trimestre, d’identifier les actions prioritaires à la semaine et d’agir un peu chaque jour.

Ressources

• Livre : Un petit pas peut changer votre vie (lien affilié) – la voie du Kaizen – Robert Maurer 

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